Membuat Surat Masal Mail Merge dengan Microsoft Word

Manajemen Informatika Politeknik Negeri Lampung - Membuat surat sangatlah dibutuhkan ketika kita sedang membuat acara tertentu dan turut mengundang orang-orang kerabat dekat maupun saudara kita sendiri . Bahkan surat atau undangan merupakan hal yang sangat penting untuk mengundang di acara formal. Dalam membuat surat atau undangan saya sarankan menggunakan aplikasi Microsoft Word. Dengan aplikasi ini kita sangatlah dimudahkan untuk membuat surat secara masal dengan menggunakan Mail Merge.

Mail Merge merupakan fitur yang digunakan untuk membuat surat yang berfungsi menginputkan nama, jabatan, tempat tinggal ataupun lainnya kedalam satu surat induk tanpa kita harus mengcopy satu persatu surat itu. Bayangkan saja jika kita ingin membuat 100surat dan kita mengetikan/memasukan penerima dengan manual(copy-paste) maka akan sangatlah lama dan ribet. Maka dari itu kita seharusnya menggunakan Mail Mege ini untuk menginputkan datanya ke surat induk kita. Berikut Cara Membuat Surat Masal Mail Merge dengan Microsoft Word :

Terlebih dahulu kita membuat surat induknya dengan ketentuan penerima serta data tidak perlu diinputkan secara manual,atau dikosongkan terlebih dahulu saja. Dalam surat ini saya mengosongkan nama penerima dan ketua program studi.

Klik Tab Menu Mailing pilih Start Mail Merge dan pilih Letter untuk membuat undangan.

Langkah selanjutnya yakni dengan Membuat sumber data (penerima) Klik Select Recipient lalu pilih Type New List.

Setelah itu akan muncul kotak dialog untuk menginput data penerima. Karena yang kita inputkan hanya dua saja maka kita pilih Costumize Column untuk mengganti nama kolom. Setelah itu hapus semua kolom data, dan ganti dengan menambahkan kolom Penerima dan Ketua Program Studi. OK.

Inputkan nama penerima serta Ketua program studinya kemudian save .

Setelah data sudah terinput, untuk  memasukan penerima  kedalam surat pilih Insert Merge Field, pilih sesuai data yang dikosongkan tadi.

Setelah data terisi semua untuk menampilkan nama penerima serta ketua program yakni Klik Priview Result dan untuk mengganti nama yang lainnya tekan panah kecil pada Priview Result.

Untuk mencetak semua surat Klik Finish & Merge lalu pilih Print Document. All untuk mencetak semua dokumen / surat.

Dengan menggunakan Mail Merge di Microsoft Word sangat memudahkan kita dalam membuat surat secara masal tanpa harus menulisnya ulang atau dengan mengcopy-paste setiap halamannya dan lalu mengganti nama penerima. Sekian postingan Membuat Surat Masal Mail Merge dengan Microsoft Word. Terima Kasih.